Depuis l'entrée en vigueur du code du travail, les directeurs peuvent proposer à leurs travailleurs une dématérialisation généralisée de leurs fiches de paie. Sauf la réfutation du salarié, les employeurs peuvent déposer des déclarations par voie électronique, sous réserve de garanties d'intégrité, de 50 ans, de confidentialité des données et d'accessibilité aux comptes personnels d'activité. Dans le domaine de dématérialisation simplifiée de la paie, les entreprises doivent faire face à un véritable point d'inflexion qui va accélérer le marché de la digitalisation RH.
La dématérialisation des bulletins de salaire
La dématérialisation de la paie est devenue le principe, le format papier reste l'exception. En effet, le directeur qui décide de continuer à délivrer les bulletins de paie sous forme électronique doit notifier au travailleur son droit d'opposition un mois avant l'émission du premier bulletin de paie dématérialisé ou lors de l'embauche. Les salariés peuvent s'y opposer à tout moment. Sa requête prendra effet dans les meilleurs délais. Les employés doivent toujours avoir accès à la paie électronique dans le cadre de leur compte personnel actif. De plus, les employeurs doivent établir des conditions pour s'assurer que les employés peuvent utiliser la paie électronique. Cette disponibilité est donc garantie pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans.
La dématérialisation des données du personnel
La CNIL précise quatre finalités pour lesquelles le traitement automatisé des données à caractère personnel est autorisé, tel que l'administration, la mise à disposition des salariés d'outils informatiques, la gérance des carrières, la mobilité et l’éducation des salariés. En revanche, elle exclut explicitement deux finalités spécifiques : les traitements qui permettent aux individus de contrôler les activités des salariés, et tout dispositif destiné à construire le profil psychologique d'un salarié. Pour ces finalités mentionnées par la CNIL, les employeurs peuvent récupérer et utiliser les données des salariés relatives à l'identité des salariés, à l'administration du personnel, à l'organisation du travail et à l'action sociale et à la représentation des salariés.
La dématérialisation du contrat de travail
Les agencements de l'article 1174 du code civil peuvent envisager la matérialisation de la résiliation du contrat de travail, afin qu'il puisse être rédigé et conservé sous forme électronique. Le Code civil prévoit également que l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur papier, à condition que son origine puisse être dûment identifiée et qu'il soit établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. En pratique, cela suppose donc un système d'authentification de signature électronique pour pouvoir assurer le respect des exigences légales.