Les documents et processus électroniques sont plus populaires que jamais grâce à la dématérialisation des documents. De nombreuses entreprises utilisent des solutions électroniques qui facilitent les processus, comme la signature de documents. Mais pourquoi et comment s’orienter vers la signature électronique ?
Quelle est l’utilité d’une signature électronique ?
Les signatures électroniques sont constituées de caractères cryptés invisibles lorsque le document est signé. Cela les distingue des signatures manuscrites qui sont numérisées. Les signatures électroniques permettent aux entreprises de vérifier l’auteur des fichiers et de garantir que leur contenu n’a pas été altéré. Tout fichier numérique peut être signé (y compris les documents, les photos, les fichiers XML, etc.) par des moyens électroniques. Cela donne aux chefs d’entreprise la possibilité de signer numériquement des papiers à distance. Cela leur évite également d’avoir à signer manuellement des papiers. N’importe qui peut voir une signature électronique comme une carte d’identité numérique. Elle se manifeste sous la forme d’un logiciel ou d’un petit appareil dématérialisé et renferme des informations indétectables à la vue de tous. Les documents numériques sont aussi immuables que les documents papier lorsqu’ils sont associés à l’acte irréversible. Cela signifie que les accords numériques ont la même valeur que les accords traditionnels et qu’ils sont dignes de confiance. Veuillez visiter le site plugnsign.com pour avoir plus d'informations.
Pourquoi s’orienter vers la signature électronique ?
Les signatures électroniques présentent de nombreux avantages par rapport aux signatures manuscrites. Il s’agit notamment de gagner du temps, d’augmenter la productivité et d’offrir une meilleure expérience client. L’adoption des signatures électroniques se serait accélérée après la crise sanitaire en raison des nombreux avantages qu’elles procurent. Un autre avantage aussi est qu’elles réduisent les coûts et l’impact environnemental des contrats.
Lorsque vous utilisez une signature électronique pour signer un document en ligne, elle ne vous permet pas seulement d’écrire votre nom sur une feuille de papier, elle automatise également le cycle de vie de tous les contrats que vous créez. Votre signature électronique est un élément clé de la modernisation des entreprises grâce à la numérisation.
Les signatures électroniques ont en France le même statut juridique que les signatures manuscrites. Par conséquent, les deux méthodes de signature de documents fournissent une identification fiable et peuvent être utilisées dans les affaires judiciaires. En reconnaissant légalement leur signature, les signatures électroniques confirment la validité et l’autorité du contrat. Cela peut être accompli en déposant les documents pertinents sur un USB à un endroit désigné.
Il est important de noter que ce cas ne s’applique qu’à une signature électronique plus avancée. Par exemple, celle délivrée par un service de certification électronique. Pour prouver la validité d’une « simple » signature électronique, le PDG de l’entreprise ainsi que l’organisme qui a mis l’outil à disposition doivent présenter les preuves.
Signature électronique : comment l’adopter ?
Les abonnés ou les options de forfait sont fortement recommandés lors du choix d’une signature électronique. Il est également conseillé de contacter un fournisseur de services électronique pour discuter des besoins de l’entreprise et choisir un abonnement ou un forfait. Un fournisseur de services doit être sélectionné avant qu’une carte d’identité électronique puisse être créée. Cette carte, appelée carte d’identité numérique, peut être utilisée par l’individu pour signer électroniquement des documents. Ensuite, une autorité de certification — une entreprise qui délivre des cartes d’identité numériques — doit être choisie. Cette autorité est reconnue par l’État. Cependant, tout fournisseur de services de certification peut aussi délivrer des cartes d’identité numériques. Lorsque vous en choisissez un, les coûts varient en fonction du nombre de documents à signer.
Les types de signatures électroniques.
Selon la loi eIDAS, les signatures électroniques se déclinent en différentes variétés.
Signature électronique simple ou SES
Les lois de l’Union européenne et de la France stipulent que les signatures électroniques sont des informations imprimées qui sont associées logiquement à d’autres informations imprimées dans un format électronique.
Ces définitions légales établissent qu’une signature électronique n’est valide que si le signataire utilise les données jointes pour signer. Il est donc difficile de déterminer la validité légale d’une signature électronique sans analyser les procédures et la sécurité utilisées au cas par cas.
Signature électronique avancée ou AdES
Une forme de signature électronique plus sûre qu’un simple est appelée signature électronique avancée. Il comporte une clé cryptographique sécurisée par une combinaison de nom et d’image. Cela permet de déterminer si quelqu’un a modifié la signature après avoir signé le document. Les signatures électroniques avancées sont également plus évidentes que les signatures normales, car elles incluent une image.
Signature électronique qualifiée ou QES
Le règlement eIDAS précise qu’une signature électronique avancée est définie comme une signature qualifiée créée par un dispositif spécifique. Les certificats qualifiés pour les signatures électroniques sont basés sur la définition du règlement et sont plus sécurisés que les signatures électroniques avancées classiques. Ces signatures doivent répondre aux normes strictes de l’Union européenne et être conformes à un certificat qualifié. Les tribunaux devraient généralement reconnaître ces certificats comme équivalents à des signatures manuscrites.