Les ressources humaines (RH) sont au centre de toutes les activités des employés : recrutement, évaluation des performances, intégration, payements et développement de carrière. Traditionnellement, les RH ont été un département exécutif par nature, fournissant des fonctions axées sur les processus à l'équipe de direction d'une organisation.
Le système d'utilisation des signatures numériques par les services RH
Les problèmes de papier ne sont pas nouveaux pour les RH. Le volume de documents gérés par le service RH peut être très important. Qu'il s'agisse d'une nouvelle annonce, d'une nouvelle demande d'embauche, de la distribution de politiques d'employés, d'évaluations des performances ou de formulaires d'assurance des employés, la quantité de paperasse nécessaire pour fournir des services RH aux parties prenantes est énorme. Les processus manuels peuvent piéger les RH dans une mer de paperasse. Le besoin de rationaliser les processus papier est plus important que jamais, non seulement pour réduire le temps consacré aux processus manuels, mais également pour éliminer les erreurs de conformité et les inefficacités coûteuses.
Le déroulement de la signature électronique par les services RH
Votre service RH a-t-il adopté la transformation numérique ? Si votre service RH envisage de se transformer, il doit considérer la technologie de signature électronique comme la clé d'une véritable numérisation de bout en bout. La première étape de ce voyage consiste à convertir des documents papier en fichiers numériques qui peuvent être facilement stockés, visualisés et partagés avec d'autres. À bien y penser, la plupart d'entre nous le font déjà, on crée beaucoup de contenu sur notre ordinateur, comme des documents Word, des feuilles de calcul et des présentations, qu'on peut enregistrer sur notre ordinateur. On peut facilement les partager par e-mail et même les télécharger sur le cloud.
Le fonctionnement des signatures électroniques
De nombreuses organisations bénéficient de l'utilisation des signatures électroniques dans leur entreprise. Voici quelques cas d'utilisation qui montrent comment les services RH peuvent utiliser les signatures pour transformer leur entreprise. L'US Air Force utilise des signatures électroniques pour accélérer le processus de recrutement : avant les signatures électroniques, les agents de recrutement passaient en moyenne 70 à 80 % de leurs journées de travail à traiter des documents qui nécessitaient la signature de toutes les parties. Le droit d'entrée écrit moyen pour l'US Air Force est de 27 200 $ par recrue. L'US Air Force s'est tournée vers l'e-signature pourcréer un processus numérique de bout en bout qui intègre les signatures électroniques à plusieurs documents administratifs.